SUAUDI se prepara para utilizar um novo sistema de gestão de auditorias

A tarefa de inovar no setor público não é algo fácil, romper paradigmas, modernizar e entregar um serviço de qualidade e eficiente é um desafio. Como resultado de muito esforço, e dentro do contexto de investimento em Tecnologia da Informação pela Prefeitura de Belo Horizonte, a Controladoria-Geral do Município se prepara para colocar em funcionamento o sistema de gestão de auditorias SaeWeb na Subcontroladoria de Auditoria (SUAUDI).

O  SaeWeb foi desenvolvido pela Controladoria-Geral do Distrito Federal (CGDF), que estabeleceu parceria com a CTGM, fornecendo o código-fonte do sistema. A decisão pela utilização do sistema foi tomada após muito estudo e análise de outras alternativas.

A versão que será utilizada pela SUAUDI é o resultado de um projeto de customização, gerenciado com muita competência pelo auditor Flávio Lima, que nos contou um pouco mais sobre o SaeWeb em uma entrevista:

PERGUNTA 01 - A escolha de um sistema de auditoria é uma atividade complexa, trabalha-se com múltiplas informações para suprir as demandas e necessidades dos auditores. Sendo assim, a escolha requer muito estudo e análise. Quais foram os critérios para optar pela customização do modelo da CGDF?

R: As últimas adequações dos procedimentos de auditorias aplicados na SUAUDI propõem melhoria da qualidade e da eficácia das ações de auditoria, por meio do enriquecimento das etapas de planejamento e execução. Desta forma, e em termos práticos, precisávamos de uma ferramenta que nos conduzisse durante a construção de um planejamento de auditoria de maneira minuciosa e, que na fase de execução, ofertasse  eficiência por meio da reutilização das informações inseridas na fase anterior, aliada a uma boa organização dos Achados de Auditoria. É claro que, em segundo plano, sempre houve critérios como por exemplo: ser um sistema de uso via internet, e acessível externamente; ser um sistema com tecnologia autorizada para hospedagem na Prodabel; Mas em todo o tempo, o maior critério tem sido subsidiar o incremento de qualidade em planejamento e execução de auditorias.

PERGUNTA 02 - Visto que a inovação no setor público é algo complexo e depende de vários fatores como: cultura organizacional, infraestrutura do setor e adaptação dos profissionais. Quais são os maiores desafios para implementação do SaeWeb e continuidade quanto ao seu uso?

R: Excelente pergunta. O setor público realmente traz desafios diferentes do que eu havia visto em experiências anteriores, e por isso, particularmente participar deste projeto foi um grande aprendizado. A propósito, a melhor parte de qualquer projeto são as situações fora da rotina, os desafios e surpresas (boas ou ruins) que nos deparamos a cada atividade. Pois bem, sobre os maiores desafios eu listo:O público de usuários é heterogêneo. Sistemas corporativos existem para ajudar pessoas a fazer um trabalho, desta forma, tudo começa com: Quem são os usuários? E, no caso do setor público, tem-se um público de usuários com formações distintas, e o espaço de tempo transcorrido entre concursos, cria um grupo de usuários que une gerações bem diferentes. Assim, a proposta de inovar precisa respeitar as peculiaridades inerentes aos membros desse grupo. Um segundo aspecto peculiar no setor público é a forma de contratação dos prestadores de serviço, que acaba por selecionar os que oferecem o menor preço, e  lógico, não necessariamente os melhores prestadores de serviços, e isso mais cedo ou mais tarde prejudicará o projeto. Por fim, eu diria que aquilo que pensei que seriam os maiores desafios como a cultura organizacional e a infraestrutura, acabaram sendo os maiores trunfos ao longo deste projeto. Ora, a cultura organizacional está num momento ótimo, percebo que justamente agora, tanto na SUAUDI como em toda a PBH, há uma abertura para novas tecnologias. Além disso, no que diz respeito à infraestrutura da PBH, percebi de perto ao longo do projeto, que os colegas da Prodabel, têm evoluído o parque computacional com tecnologias que otimizam o uso dos recursos disponíveis e oferecem maior flexibilidade e agilidade na execução de atividades de projetos de TI.

PERGUNTA 03 - Sobre o processo de adaptação da plataforma SaeWeb para  CTGM. Como transcorreu contrato de prestação de serviços para customização do sistema?

R: Houve situações desafiadoras já esperadas em qualquer contrato de Tecnologia da Informação, mas também houve situações não esperadas criadas pela contratada. Dentre os fatos negativos já esperados: por duas vezes, no meio do projeto a empresa contratada tentou dar nova interpretação aos Acordos de Serviços celebrados e às definições de escopo do projeto, a fim de alterar a forma de cobrança e assim aumentar o preço de alguns serviços. O ponto negativo inesperado foi a baixa produtividade da empresa, por falta de alocação de recursos humanos a produtividade da empresa foi tal que, no período de um ano do contrato, foi entregue 64% do escopo contratado. Ao meu ver por algum motivo desconhecido a empresa não alocou os recursos humanos necessários oportunamente. Sendo que durante a maior parte do projeto, a equipe do projeto foi composta por apenas 2 ou 3 programadores, e somente no último mês do contrato a empresa alocou mais 3 programadores formando uma equipe com 6 programadores, 2 documentadores e um analista de qualidade. Se por um lado a empresa contratada deixou a desejar em sua performance, por outro lado a Prodabel, nossa parceira responsável pela metodologia de gerenciamento do projeto e também pela gestão do ambiente onde o sistema estará hospedado, foi um dos pontos altos ao longo do contrato. Os colegas da Prodabel atuaram com muita prontidão sempre que demandados, e aproveitaram para inaugurar em nosso projeto todo um portfólio de novas ferramentas que otimizam a gestão do parque computacional da PBH, e consequentemente favorecem a manutenção de todos os sistemas internos, inclusive o nosso Sistema de Gestão de Auditoria.

PERGUNTA 04 - O sistema de auditoria é uma grande conquista para a SUAUDI, desejada a muito tempo. Quais são os principais benefícios do uso da plataforma para os auditores e para CTGM como um todo?

R: Trata-se de um passo importante: introdução de vida digital na SUAUDI, e via internet, acessível de qualquer lugar.É comum que a introdução de sistemas informatizados, provoque redução do material impresso e aumento da organização dos trabalhos. O nosso sistema carrega ainda a missão-benefício de guiar os auditores pelas etapas do trabalho de auditoria, de modo a institucionalizar as práticas atualmente prescritas na metodologia da SUAUDI. Sobretudo, penso que o maior benefício é conseguirmos perceber o enriquecimento das etapas de planejamento e execução de cada auditoria. E, isso não é um benefício isolado da implantação do Sistema de Auditoria, trata-se de um objetivo institucional alcançado pela articulação dos vários projetos que vêm sendo empreendidos desde 2017.

PERGUNTA 05 - Toda nova ferramenta gera uma série de opiniões e suposições sobre o seu uso e sua adaptação. Quais são as expectativas para o funcionamento da plataforma?

O otimismo é o carro-chefe deste projeto, mas sim, é necessário um cuidado em alinhar as expectativas. Pois, por termos um histórico de várias outras tentativas de implantação de sistemas, havia o risco de que nossa expectativa fosse excessivamente alta, pois viria acompanhada de uma ansiedade por ter um sistema que resolva todos os nossas demandas que estão represadas há um longo tempo. Assim, o que se espera do Saeweb é a informatização do trabalho de auditoria, com foco no aprimoramento das fases de planejamento e execução. E neste sentido, desde o mês de novembro, temos feito reuniões e treinamentos, a fim de alinharmos as expectativas, coletarmos feedback ao mesmo tempo que nos preparamos para iniciar o uso do sistema. Ademais, acredito que para além de mudar processos de trabalho, a introdução do Sistema de Auditoria mudará os próprios usuários. Penso, que a partir de um período de uso deste sistema os colegas auditores amadureceram seus conceitos sobre o trabalho em ambiente digital, e também aumentará nosso capacidade crítica sobre sistemas de gestão, a ponto de, em breve, termos melhores condições de analisar e decidir em conjunto, sobre os próximos passos no que tange às tecnologias utilizadas na SUAUDI.